Wiederkehrende Büroarbeit automatisieren – statt sie jeden Monat neu zu erledigen
Rechnungen aus Portalen herunterladen, Listen zusammenführen, Zahlen für die Auswertung sortieren, Daten von A nach B kopieren: Aufgaben dieser Art lassen sich fast immer durch ein Skript ersetzen, das sie zuverlässig und ohne Tippfehler erledigt. Wir schauen uns Ihren Ablauf an, bauen die Automatisierung und übergeben sie mit Dokumentation.
Woran Sie erkennen, dass sich Automatisierung lohnt
Wenn eine dieser Beschreibungen auf Ihren Betrieb passt, steckt dort meist ein zweistelliger Stundenbetrag pro Monat.
„Das macht bei uns immer dieselbe Person“
Ein Ablauf hängt an einer einzigen Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter. Bei Urlaub oder Krankheit bleibt die Arbeit liegen – oder wird fehlerhaft nachgeholt.
„Das ist halt jeden Monatsanfang so“
Feste Routinen zum Monats- oder Wochenwechsel: Zahlen zusammentragen, Dateien aufbereiten, Berichte verschicken. Immer gleich, immer von Hand.
„Wir kopieren das aus dem einen ins andere System“
Daten liegen in Portal, Warenwirtschaft und Excel-Datei und werden manuell abgeglichen. Jeder Abgleich ist eine Gelegenheit für Tippfehler.
„Da haben wir wieder eine Frist verpasst“
Prüfungen, Erinnerungen und Kontrollen laufen über Gedächtnis oder Notizzettel statt über einen Prozess, der sich selbst meldet.
Was wir typischerweise automatisieren
Alles davon läuft auf Ihren eigenen Systemen – auf einem Windows-Server, einem PC im Büro oder wahlweise auf einem gemieteten Server.
Rechnungen und Belege
Eingangsrechnungen aus Postfächern und Lieferantenportalen einsammeln, umbenennen, nach Monat ablegen und für die Buchhaltung oder den Steuerberater bereitstellen.
Bestellungen und Bestände
Bestell- und Lieferlisten verschiedener Lieferanten zusammenführen, Bestände abgleichen, Mindestmengen überwachen und Nachbestellvorschläge erzeugen.
Auswertungen und Reports
Umsatz-, Lager- oder Projektauswertungen automatisch aus den Quelldaten erzeugen und als fertige Excel- oder PDF-Datei per E-Mail verschicken.
Datenabgleich zwischen Systemen
Artikel-, Kunden- oder Preisdaten zwischen Warenwirtschaft, Shop und Marktplätzen synchron halten, inklusive Protokoll über jede Änderung.
E-Mail-Routinen
Anhänge automatisch aussortieren und ablegen, Standardantworten vorbereiten, Erinnerungen und Fristenmeldungen versenden.
Dateiablage und Archivierung
Ordnerstrukturen automatisch anlegen, Dateien nach Regeln einsortieren, alte Bestände archivieren und Aufbewahrungsfristen überwachen.
Kurz gerechnet: Wenn ein Ablauf 4 Stunden im Monat kostet und intern mit 35 € je Stunde kalkuliert wird, sind das 140 € im Monat oder 1.680 € im Jahr. Eine Automatisierung zum Festpreis von 1.490 € ist damit nach etwa elf Monaten bezahlt – und arbeitet danach weiter, ohne krank zu werden oder sich zu vertippen.
Das ist eine Beispielrechnung, keine Zusage. Wie viel Zeit Ihr konkreter Ablauf tatsächlich kostet und was die Umsetzung wert ist, klären wir im Analyse-Workshop – vorher nennt Ihnen niemand seriös eine Zahl.
Ablauf und Preise
Zwei Schritte: erst verstehen, was der Prozess wirklich tut, dann umsetzen. Alle Preise verstehen sich netto zzgl. gesetzlicher Mehrwertsteuer. Unsere Angebote richten sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB.
Analyse-Workshop
Der erste Schritt für jedes Vorhaben
zzgl. MwSt. – wird bei Beauftragung der Umsetzung vollständig verrechnet
- Halber Tag bei Ihnen oder per Videokonferenz
- Aufnahme des Ist-Ablaufs Schritt für Schritt
- Bewertung: Was lohnt sich, was nicht
- Schriftliche Empfehlung mit Aufwandsschätzung
- Festpreisangebot für die Umsetzung
Umsetzung
Die fertige Automatisierung, im Betrieb
zzgl. MwSt. – konkreter Preis nach dem Analyse-Workshop
- Entwicklung des Skripts (Python oder PowerShell)
- Einrichtung auf Ihrem System, zeitgesteuerter Start
- Protokollierung und Fehlermeldung per E-Mail
- Test mit echten Daten, gemeinsame Abnahme
- Dokumentation und Einweisung Ihres Teams
- Quellcode gehört Ihnen – keine Abhängigkeit
Betrieb & Pflege
Optional, für dauerhaft laufende Automatisierungen
zzgl. MwSt.
- Überwachung der geplanten Läufe
- Reaktion bei Fehlern und Abbrüchen
- Anpassung bei Änderungen an Portalen und Formaten
- Kleine Erweiterungen bis 1 Stunde im Monat
- Für Kunden mit Wartungsvertrag anrechenbar
Kleinere Vorhaben, die deutlich unter dem Festpreis liegen, rechnen wir nach Aufwand mit 110 € netto je Stunde ab. Wenn sich im Workshop zeigt, dass sich eine Automatisierung nicht lohnt, sagen wir das – und Sie zahlen nur den Workshop.
Von der Idee zum laufenden Prozess
Prozess aufnehmen
Wir sehen zu, wie die Aufgabe heute erledigt wird, und notieren jeden Schritt inklusive der Ausnahmen.
Festpreis anbieten
Sie erhalten eine schriftliche Empfehlung mit klarem Umfang und festem Preis – ohne offenes Stundenbudget.
Bauen und testen
Umsetzung, danach Testlauf mit echten Daten im Parallelbetrieb, bis die Ergebnisse übereinstimmen.
Übergeben
Einweisung, Dokumentation, Quellcode. Auf Wunsch übernehmen wir anschließend die Überwachung.
Häufige Fragen zur Automatisierung
Womit arbeiten Sie technisch?
Überwiegend mit Python und PowerShell, dazu die Bordmittel Ihrer vorhandenen Systeme – Aufgabenplanung, Datenbankschnittstellen, Exchange beziehungsweise Microsoft 365. Wir setzen bewusst auf Standardtechnik statt auf ein Spezialwerkzeug, für das es später niemanden mehr gibt.
Muss ich dafür neue Software kaufen?
In der Regel nicht. Die eingesetzten Werkzeuge sind kostenfrei, die Automatisierung läuft auf einem vorhandenen Server oder PC. Falls doch eine Lizenz nötig wird, steht das vorher im Angebot.
Was passiert, wenn ein Portal sich ändert?
Dann muss die Automatisierung angepasst werden – das ist der übliche Fall bei allem, was auf fremde Systeme zugreift. Genau dafür gibt es das Paket „Betrieb & Pflege“. Ohne Betreuung passen wir es nach Aufwand an.
Wem gehört das Ergebnis?
Ihnen. Sie erhalten den Quellcode und die Dokumentation und könnten die Automatisierung theoretisch von jedem anderen Dienstleister weiterpflegen lassen. Wir halten nichts zurück.
Wie lange dauert so ein Projekt?
Ein typisches Vorhaben liegt zwischen zwei und sechs Wochen ab Beauftragung, abhängig davon, wie schnell Testdaten und Zugänge bereitstehen. Der Analyse-Workshop lässt sich meist innerhalb von ein bis zwei Wochen terminieren.
Und der Datenschutz?
Die Automatisierung läuft auf Ihren Systemen, die Daten verlassen Ihr Haus nicht. Wo wir während der Umsetzung Zugriff auf personenbezogene Daten haben, schließen wir vorab einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO ab.
Welcher Ablauf kostet Sie am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in zwei Sätzen. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, ob sich eine Automatisierung rechnet – auch wenn die Antwort „nein“ lautet.
Automatisierung anfragen
Hilfreich für eine erste Einschätzung: Welche Aufgabe ist es, wie oft fällt sie an, wie lange dauert sie und welche Programme oder Portale sind beteiligt?
- Telefon0212 2256784
- E-Mailinfo@zone-edv.de
- AnschriftZONE EDV Handel
Parallelstr. 9
42719 Solingen